INSIGHT Pentamino

Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor einem Berg und haben keine rechte Ahnung, wie Sie diesen erklimmen sollen… Ausrüstung haben Sie keine dabei und einen sicheren Weg kennen Sie leider auch nicht. Sie verbringen bereits einige Tage am Fuße des Berges und noch immer ist Ihnen keine Lösung eingefallen…

Eines Tages entdecken Sie in der Ferne eine Person, die den Berg herabklettert und direkt auf Sie zukommt. In diesem Moment sehen Sie Ihre Chance!

Sie bieten dem Bergsteiger einen Platz in ihrem Lager an und laden ihn zu Essen und Getränken ein. Im Gegenzug berichtet er von seiner Reise, zeigt Ihnen Fotos und teilt Ihnen all seine Erlebnisse und Erfahrungen mit. Als Dankeschön für Ihre Gastfreundschaft hinterlässt er Ihnen einen Großteil seiner Ausrüstung, welche ihm gute Dienste auf dem Weg über den Berg geleistet hat.

Gleich am nächsten Morgen räumen Sie das Lager, überlassen dem Bergsteiger ihrerseits Material, welches er gut gebrauchen kann und machen sich auf den Weg. Schritt für Schritt besteigen Sie nun den Berg. Sie wissen, was Sie in etwa erwartet und sind voller Energie und guter Dinge.

Das Ziel fest im Blick, können Sie sich vollkommen auf Ihre nächsten Schritte  konzentrieren und entdecken sich und Ihre Umwelt immer wieder neu. Obwohl Sie die Strecke noch nie zuvor gegangen sind, erscheint sie Ihnen irgendwie vertraut. Dank der Erzählungen und der vielen Bilder des fremden Bergsteigers wissen Sie, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und gehen diesen unbeirrt und motiviert weiter.

Allein die Erfahrungswerte einer für Sie fremden Person, haben dafür gesorgt, dass Sie sich der Herausforderung stellen. Sie konnten eine Vorstellung davon bekommen, was Sie erwarten wird und haben zudem Ausrüstung und Lösungsvorschläge erhalten. Nach einigen gemeinsamen Trockenübungen konnten Sie sich von Angst und Unsicherheit befreien und hatten die Möglichkeit,  Ihre eigenen Bedürfnisse zu berücksichtigen und das für Sie Positive aus der Unternehmung zu extrahieren. Auch Sie haben natürlich Fotos gemacht und konnten am Ende ihrer Reise anderen von Ihren Erfahrungen erzählen.

Was will uns diese Geschichte sagen?

Erfahrungen müssen nicht zwangsläufig alle selbst gemacht werden. 

Um Hindernisse erfolgreich überwinden zu können, ist es oftmals sinnvoll auf die Erfahrungen anderer aufzubauen. Die optimale Lösung wäre sicherlich die Begleitung durch einen professionellen Bergführer gewesen, aber leider hat man diesen nicht immer zur Hand…

Unsere Workshops in Heidelberg bieten neben dem inhaltlichen Mehrwert, auch die Chance, Menschen kennen zu lernen und sich miteinander auszutauschen.

Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer!

http://www.pentamino.de/workshop.html

Es gibt viele Wege und Mittel, zum Ziel zu gelangen. Es gibt auch ganz sicher viele Tipps und Tricks, mit denen der erfolgreiche Abschluss eines Projekts quasi garantiert ist! Manchmal hilft es allerdings auch zu überlegen, was auf gar keinen Fall getan werden sollte, damit am Ende ein erfolgreiches Projekt steht.

Wir drehen den Spieß also um und stellen die Frage: Wie können wir Projekte ganz sicher gegen die Wand fahren?

Davon auszugehen, dass es ganz sicher keine Probleme im Projekt geben wird, ist dafür sicher ein gutes Beispiel. Viele Projekte geraten in Schieflache, weil sich Projektleiter in der Anfangsphase voller Eifer in die Planung stürzen – Ressourcen, Aufgabenpakete, Mitarbeiter, externe Berater, Aufgabenverteilung usw. – die Risikoanalyse aber allenfalls zur Zufriedenstellung der Revision durchführen. Zeit ist viel zu kostbar, um sie mit überflüssigen Aufgaben, wie das (Ein)Planen von Risiken zu verschwenden. Pessimisten sind außerdem wenig beliebt und bisher ging es ja auch immer (irgendwie) gut…

Aber: Das rechtzeitige Erkennen von Risiken kann Leben retten!!!

Durch konsequentes Risikomanagement lassen sich für viele Probleme im Vorhinein Lösungen zur Verminderung oder Vermeidung entwickeln. Abhängig vom Ausmaß der zu erwartenden Schwierigkeiten und der Eintrittswahrscheinlichkeit können dann entsprechende Strategien entwickelt werden, mit denen schnell auf “spontane Veränderungen” reagiert werden kann. Der Begriff „Risikomanagement“ beinhaltet alle erforderlichen Maßnahmen,  um potenzielle Hindernisse und Gefahren möglichst erschöpfend zu erfassen und zu bewerten. Hinzu kommen die Gegenmaßnahmen, die ergriffen werden, um Risiken oder Schadensfälle zu vermeiden oder zu minimieren.

In den letzten beiden Blog-Artikeln wurde dargestellt, welche Probleme häufig bei der Einführung neuer Software-Anwendungen auftreten und wie diese die Projekterfolge gefährden können.

Dass es auch ganz anders laufen kann, zeigt z. B. die Einführung der Multiprojektmanagement-Software ]project-open[ bei der Unternehmensberatung Oberender & Partner. Diese Firma bietet Beratungsserviceleistungen im Gesundheitsbereich, wie z. B. die Geschäftsführung großer Krankenhäuser.

Wie uns einer der Unternehmensgründer - Herr Jan Hacker - in einem ausführlichen Gespräch erläuterte, war mit zunehmender Mitarbeiterzahl das Projektmanagement mit Bordmitteln nicht mehr zu stemmen. Insbesondere wurden die Ressourcenplanung mit Hilfe von Excel und die Zeiterfassung mittels einer Spezialsoftware rasch unübersichtlich und unhandlich.

So kamen die Firmengründer überein, eine neue Software in ihr Unternehmen zu integrieren, welche die wesentlichen Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements erleichtern sollte.

Um das Budget des jungen, aufstrebenden Unternehmens nicht über Gebühr zu strapazieren, spielte bei der Evaluation der Kostenaspekt eine nicht unerhebliche Rolle. Große Lösungen wie beispielsweise SAP kamen somit schon wegen der vergleichsweise hohen Lizenzgebühren nicht in Betracht. Ein wesentlicher Gesichtspunkt bei der Begutachtung war aber auch die Bedienbarkeit und Nutzerfreundlichkeit. Da die Firma nicht im Segment der IT-Unternehmen angesiedelt ist, sind die Mitarbeiter nicht gerade als Technik verliebt zu bezeichnen. Somit ist die Bereitschaft, sich durch viele Ebenen einer Webseite hindurch zu klicken, um ein Online-Formular ausfüllen zu können, nicht unbedingt gegeben. So oder so ähnlich war dies jedoch bei der ursprünglichen Zeiterfassungs-Lösung von Oberender & Partner erforderlich, obwohl es sich dabei um eine Spezial-Anwendung handelte, die genau zu diesem Zweck von einem anderen Anbieter entwickelt wurde. Hier konnte ]project-open[ eindeutig punkten. Die Software konzentriert sich auf die wirklich wichtigen Funktionen und ist daher sehr einfach und intuitiv zu bedienen.

Nachdem nun die Entscheidung zu Gunsten von ]project-open[ gefallen war, wurde diese innerhalb von 14 Tagen bei Oberender & Partner installiert. Diese Zeitspanne war erheblich kürzer, als ursprünglich gedacht und geplant! Dabei wurde bei der Einführung bereits im Vorfeld sehr genau bedacht, in wie weit sich die organisatorischen Prozesse in der Software wieder finden. Wesentliche Elemente wie die Verwaltung der Projekte, die Projektplanung und die Buchung der Mitarbeiter auf die Projekte, die zuvor mittels Excel administriert wurden, wurden nun problemlos in ]project-open[ durch geführt. Hierbei konnten die Abläufe 1:1 in die neue Software übertragen werden. Für die wichtigen Funktionen Controlling und Abrechnung bzw. Finance galt dies jedoch nicht. Hier wurden im Zuge der Software-Einführung die internen  Prozesse gründlich überarbeitet und optimiert. So kann nun die EDV die Organisation optimal unterstützen, ohne dass Konflikte zwischen den Erfordernissen einer Software und den Bedürfnissen der Mitarbeiter entstehen. Auch die vom Hersteller eigens für den Kunden entwickelte Übersicht über Soll- und Ist-Zustände der Mitarbeiterkapazitäten, konnte problemlos und zügig integriert werden, da die Vorstellungen des Auftraggebers genau spezifiziert und die zugrunde liegenden Prozesse zuvor exakt definiert waren. Darüber hinaus wurden mit Hilfe des Rechte- und Rollenkonzepts von ]project-open[ die Zugriffe der Belegschaft so gestaltet, dass jedem einzelnen Mitarbeiter nur die Informationen angezeigt werden, die für ihn relevant sind. Seit der Einführung läuft nun die Implementierung von ]project-open[ stabil und ist aus den Tagesabläufen von Oberender & Partner nicht mehr wegzudenken.

Insgesamt zeigte sich Jan Hacker mit ]project-open[ äußerst zufrieden und sieht derzeit keinen Bedarf, weitere Planungstools wie etwa Microsoft Project zu verwenden. So kann also die Einführung einer neuen Software auch vonstatten gehen – eine rundherum und für alle Beteiligten erfreuliche Erfolgsgeschichte!