Nach Change Management und Risk Management beschäftigen wir uns nun mit dem weitreichenden Thema Reporting. Für die Fortschrittsberichterstattung, Steuerung und Prognose aller Projekte eines Unternehmens auf der Multi-Projektebene und der strategischen Ebene sind verdichtete Informationen essentiell. Hierbei gilt das Leitmotiv „In der Kürze liegt die Würze“ (frei nach W. Shakespeares Hamlet: „Weil Kürze denn des Witzes Seele ist, … fass ich mich kurz“). Natürlich möchte sich das Management i. d. R. ausgiebig über den geschaffenen Wert durch die Projekte, sowie den weiter zu erwartenden Wert informieren. Allerdings möchte es sich dabei keineswegs in allzu vielen Details verlieren. Deshalb ist es erforderlich, den Spagat zwischen Detailtiefe und Übersichtlichkeit zu treffen. Die genauen Inhalte des Berichtswesens variieren von Organisation zu Organisation. Unsere PMO-Edition von ]project open[ soll aber die wichtigsten und am häufigsten nachgefragten Standardreports bereits in der Grundversion zur Verfügung stellen.
© Jetti Kuhlemann / www.pixelio.de
Zu dieser Thematik haben wir aktuell folgende User-Stories gesammelt:
• Als Teammitglied möchte ich über RSS Feed informiert werden, wo ich den monatlichen Newsletter, der darstellt, welche Entwicklungen es in allen Projekten gibt, welchen Beitrag das zum Unternehmenserfolg hat und was die nächsten Schritte sein werden, abrufen kann.
• Als Projektleiter möchte ich den aktuellen Status meines Projekts berichten können.
• Als Projektmanager möchte ich wissen, was aus meinem Projekt an andere Geschäftseinheiten berichtet wird.
• Als Projektmanager möchte ich möglichst wenig Arbeit mit dem Statusreporting haben. Die Informationen sollen möglichst automatisiert aus dem PM-System gezogen werden können.
• Als Geschäftsführung möchte ich die Auslastung aller, an Projekten beteiligten Ressourcen, für mindestens die nächsten 4-6 Monate sehen können.
• Als Geschäftsführung möchte ich eine aggregierte Sicht des finanziellen Status aller Projekte sehen. Bei, durch Kunden beauftragte Projekten, möchte ich auch einen Stand der aktuellen Zahlungen bzw. Zahlungsverzug erhalten.
• Als Geschäftsführung möchte ich eine Interpretation der Earned Value Analysen aller Projekte erhalten.
• Als Geschäftsführung möchte ich einen Überblick über alle Change Requests haben, die meine Projekte betreffen.
• Als Geschäftsführung möchte ich einmal monatlich einen aktuellen Report aller Projektrisiken erhalten, nach Möglichkeit aggregiert und aufbereitet, so dass ich sehen kann, ob es gravierende Risiken gibt, die dem gesamten Unternehmen gefährlich werden könnten.
• Als Geschäftsführung möchte ich wissen, wie zufrieden der Kunde mit der Projektdurchführung ist (falls es sich um externe Projekte handelt).
• Als Geschäftsführer möchte ich monatlich einen Report erhalten, der darstellt, inwiefern die in den Projekten erreichten Ergebnisse zur Umsetzung der Unternehmensstrategie beigetragen haben.
• Als Geschäftsführer möchte ich wissen, welchen Wert meine Projekte produzieren, so dass ich sehen kann welche Projekte die größte Wertschöpfung liefern.
• Als MPM möchte ich eine Earned Value Analyse für alle Projekte haben.
• Als MPM möchte ich eine Meilensteintrendanalyse pro Projekt sehen und wissen, ob es zu Verschiebungen kommt, die andere Projekte betreffen könnten (z. b. weil Ressourcen länger als geplant benötigt werden).
• Als MPM möchte ich 14-tägig einen Report über die erreichten Zwischenergebnisse und deren Relevanz für das Projektziel sowie die in den nächsten 14Tagen zur Umsetzung geplanten Zwischenergebnisse erhalten. Außerdem ein Vergleich von Geplant und Ist.
Soweit die Zusammenstellung der bisher vorhandenen Anforderungen. Wer sich darüber hinaus an der Diskussion beteiligen will – entweder speziell zu einzelnen User Stories und der geplanten PMO-Software, oder auch allgemein zum Thema PMO – ist herzlich eingeladen, sich in unseren Verteiler eintragen zu lassen oder sich in unserer Xing-Gruppe zu engagieren.
