Vom Wert der Erfahrungen anderer

Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor einem Berg und haben keine rechte Ahnung, wie Sie diesen erklimmen sollen… Ausrüstung haben Sie keine dabei und einen sicheren Weg kennen Sie leider auch nicht. Sie verbringen bereits einige Tage am Fuße des Berges und noch immer ist Ihnen keine Lösung eingefallen…

Eines Tages entdecken Sie in der Ferne eine Person, die den Berg herabklettert und direkt auf Sie zukommt. In diesem Moment sehen Sie Ihre Chance!

Sie bieten dem Bergsteiger einen Platz in ihrem Lager an und laden ihn zu Essen und Getränken ein. Im Gegenzug berichtet er von seiner Reise, zeigt Ihnen Fotos und teilt Ihnen all seine Erlebnisse und Erfahrungen mit. Als Dankeschön für Ihre Gastfreundschaft hinterlässt er Ihnen einen Großteil seiner Ausrüstung, welche ihm gute Dienste auf dem Weg über den Berg geleistet hat.

Gleich am nächsten Morgen räumen Sie das Lager, überlassen dem Bergsteiger ihrerseits Material, welches er gut gebrauchen kann und machen sich auf den Weg. Schritt für Schritt besteigen Sie nun den Berg. Sie wissen, was Sie in etwa erwartet und sind voller Energie und guter Dinge.

Das Ziel fest im Blick, können Sie sich vollkommen auf Ihre nächsten Schritte  konzentrieren und entdecken sich und Ihre Umwelt immer wieder neu. Obwohl Sie die Strecke noch nie zuvor gegangen sind, erscheint sie Ihnen irgendwie vertraut. Dank der Erzählungen und der vielen Bilder des fremden Bergsteigers wissen Sie, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und gehen diesen unbeirrt und motiviert weiter.

Allein die Erfahrungswerte einer für Sie fremden Person, haben dafür gesorgt, dass Sie sich der Herausforderung stellen. Sie konnten eine Vorstellung davon bekommen, was Sie erwarten wird und haben zudem Ausrüstung und Lösungsvorschläge erhalten. Nach einigen gemeinsamen Trockenübungen konnten Sie sich von Angst und Unsicherheit befreien und hatten die Möglichkeit,  Ihre eigenen Bedürfnisse zu berücksichtigen und das für Sie Positive aus der Unternehmung zu extrahieren. Auch Sie haben natürlich Fotos gemacht und konnten am Ende ihrer Reise anderen von Ihren Erfahrungen erzählen.

Was will uns diese Geschichte sagen?

Erfahrungen müssen nicht zwangsläufig alle selbst gemacht werden. 

Um Hindernisse erfolgreich überwinden zu können, ist es oftmals sinnvoll auf die Erfahrungen anderer aufzubauen. Die optimale Lösung wäre sicherlich die Begleitung durch einen professionellen Bergführer gewesen, aber leider hat man diesen nicht immer zur Hand…

Unsere Workshops in Heidelberg bieten neben dem inhaltlichen Mehrwert, auch die Chance, Menschen kennen zu lernen und sich miteinander auszutauschen.

Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer!

http://www.pentamino.de/workshop.html

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Wie Projekte (tatsächlich) gelingen

Bleiben wir beim Thema Risikomanagement: Probleme zu erwarten und vorsichtshalber bereits Lösungen oder Alternativen zu entwickeln ist sicher nicht der alleinige Garant für das Gelingen eines Projekts, aber durchaus hilfreich und auch zu empfehlen! Woran liegt es also, dass Projektrisiken häufig einfach ignoriert werden? Fassen wir uns mal (kurz) an die eigene Nase: Mit Befürchtungen und negativen Erwartungen in ein Vorhaben zu starten macht ja irgendwie auch keinen Sinn… Nicht einmal bei einer „Mission Impossible“ – und schon gar nicht bei einer solchen!

„Wer nicht wagt, der nicht gewinnt“  

Karl-Heinz Laube / pixelio.de

Erfolgreich kann nur sein, wer auch mal ein Risiko eingeht und vielleicht sogar über sich hinaus wächst. Schließlich ist Anerkennung jenen sicher, die vollkommene Stärke ausstrahlend und ohne Angst durchs Leben gehen, oder? Sobald wir also Probleme und Schwierigkeiten auf uns zukommen sehen, schalten wir im Rahmen der Selbstmotivation in den „Heldenmodus“ um.

Laut Duden ist ein Held „jemand, der sich mit Unerschrockenheit und Mut einer schweren Aufgabe stellt, eine ungewöhnliche Tat vollbringt, die ihm Bewunderung einträgt“. Für viele Projekte werden Helden (Projektmanager) mit solchen Eigenschaften gesucht und gefunden – und Held sein ohne Risiko geht eben nicht! Ein Risiko auf Kosten anderer einzugehen, sollte damit allerdings nicht gemeint sein! Es sei jedem gestattet, Fallschirm oder Bungee zu springen – die Wahrscheinlichkeit, dass die Landung auf dem Kopf eines anderen endet ist sicher gering und die Bewunderung der Zuschauer gesichert.

Sobald das eigene Wagnis allerdings mit einer Verantwortung für andere einhergeht – und im Projektmanagement geht es vorrangig um Verantwortung – ist es eben wenig heldenhaft, vollkommene Risikobereitschaft zu leben. Verantwortung bedeutet in diesem Zusammenhang, Risiken nicht zu ignorieren, sondern von Anfang an zu akzeptieren und Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Auch wenn der Druck zu Beginn eines Projektes häufig sehr groß ist, lohnt es sich, ein wenig Zeit in das Risikomanagement zu investieren. Die Konsequenzen eines gescheiterten Projekts trägt nicht der Projektmanager allein!  Während des gesamten Projekts müssen immer wieder Entscheidungen getroffen werden, die eine direkte Auswirkung auf alle Projektbeteiligten haben. Dieser Verantwortung sollte sich jeder Projektmanager bewusst sein und vielleicht lieber zum „stillen Helden“ des Projekts werden, sobald am Ende alles geplant gut gelaufen ist.

Also besser gleich mit dem Planen der Risiken anfangen und „ein stiller Held“ werden.

Ein hilfreiches Template gibt es übrigens hier.

 

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Wie Projekte (sicher nicht) gelingen

Es gibt viele Wege und Mittel, zum Ziel zu gelangen. Es gibt auch ganz sicher viele Tipps und Tricks, mit denen der erfolgreiche Abschluss eines Projekts quasi garantiert ist! Manchmal hilft es allerdings auch zu überlegen, was auf gar keinen Fall getan werden sollte, damit am Ende ein erfolgreiches Projekt steht.

Wir drehen den Spieß also um und stellen die Frage: Wie können wir Projekte ganz sicher gegen die Wand fahren?

Davon auszugehen, dass es ganz sicher keine Probleme im Projekt geben wird, ist dafür sicher ein gutes Beispiel. Viele Projekte geraten in Schieflache, weil sich Projektleiter in der Anfangsphase voller Eifer in die Planung stürzen – Ressourcen, Aufgabenpakete, Mitarbeiter, externe Berater, Aufgabenverteilung usw. – die Risikoanalyse aber allenfalls zur Zufriedenstellung der Revision durchführen. Zeit ist viel zu kostbar, um sie mit überflüssigen Aufgaben, wie das (Ein)Planen von Risiken zu verschwenden. Pessimisten sind außerdem wenig beliebt und bisher ging es ja auch immer (irgendwie) gut…

Aber: Das rechtzeitige Erkennen von Risiken kann Leben retten!!!

Durch konsequentes Risikomanagement lassen sich für viele Probleme im Vorhinein Lösungen zur Verminderung oder Vermeidung entwickeln. Abhängig vom Ausmaß der zu erwartenden Schwierigkeiten und der Eintrittswahrscheinlichkeit können dann entsprechende Strategien entwickelt werden, mit denen schnell auf “spontane Veränderungen” reagiert werden kann. Der Begriff „Risikomanagement“ beinhaltet alle erforderlichen Maßnahmen,  um potenzielle Hindernisse und Gefahren möglichst erschöpfend zu erfassen und zu bewerten. Hinzu kommen die Gegenmaßnahmen, die ergriffen werden, um Risiken oder Schadensfälle zu vermeiden oder zu minimieren.

Ein wenig (mehr) Aufwand zu Beginn eines Projekts kann also bereits entscheidend zum Gelingen eines Projekts beitragen. ”Better safe than sorry”!

Wie können Projekte mit Sicherheit gegen die Wand gefahren werden? Wie ist es Ihnen gelungen? Schicken Sie uns Ihre Geschichte an contact@pentamino.de oder diskutieren Sie mit uns hier oder auf unserer Facebook-Seite.

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Wie sie ihre Projekte garantiert an die Wand fahren können… Teil 1

Auf keinen Fall mit Schwierigkeiten rechnen! 

„Wie? Der Chefentwickler ist zwei Wochen krank geschrieben? Was machen wir denn jetzt?“

„Aha, die Lieferzeit für den neuen Server beträgt jetzt doch nicht zwei Wochen, sondern drei Monate. Das wirft uns ja mächtig zurück!“

„Ach, die von der anderen Abteilung sollen sich nicht so anstellen. Mit denen ist die Kommunikation aus irgendwelchen Gründen immer schwierig. Wie kommen wir denn jetzt an die Infos?“

Das sind nur drei Beispiele für Schwierigkeiten, die in fast jedem Projekt irgendwann auftreten werden. Was ist dann zu tun?

Nun ja, der Projektleiter muss versuchen diese Probleme aus dem Weg zu räumen.

Er könnte z. B. eine Vertretung für den Chefentwickler suchen, den neuen Server bei einem anderen Händler oder Hersteller bestellen oder mit dem Chef der anderen Abteilung ein Bierchen trinken gehen, um die Verbesserung der Kommunikation mal ganz zwanglos zu besprechen. – Prima, so lassen sich diese Probleme lösen. Wo liegt dann das Problem? Klarer Fall: Alle diese Lösungen fressen Zeit – Zeit, die in unserem Projektplan nicht vorgesehen ist, die man auch wohl schlecht dem Lenkungsausschuss verkaufen könnte!

Zeit ist Geld! Wer wüsste das nicht, wenn er an knappes Budget und ambitionierte Liefertermine denkt. Andererseits: Verzögerungen gibt es immer wieder. Das stimmt zwar, trifft aber nicht ganz des Pudels Kern. Durch konsequentes Risikomanagement lassen sich nämlich für viele Probleme im Vorhinein Strategien zur Verminderung oder Vermeidung entwickeln. Wie viel Aufwand in die Strategie gesteckt wird, hängt zunächst natürlich von der Eintrittswahrscheinlichkeit und dem zu erwartenden Schadenausmaß ab. Natürlich dürfte ein Meteoriteneinschlag in die Zentralverwaltung meines Unternehmens eine verheerende Auswirkung auf meinen Projekterfolg haben. Die Wahrscheinlichkeit für dieses Ereignis ist jedoch so gering, dass ich mir darum keine ernsthafte Gedanken machen werde. Mit nahezu 100%iger Wahrscheinlichkeit kann ich davon ausgehen, dass zumindest einige meiner Mitarbeiter im Sommer in Urlaub gehen wollen. Dem kann ich aber begegnen, indem ich rechtzeitig für Vertretung sorge und gar nicht erst zu viele Arbeitspakete für die Sommermonate einplane.

Sicher: Kein Projektleiter kann alle Eventualitäten vorhersehen und berücksichtigen. Das verlangt auch (fast) niemand. Eine Menge Zeit lässt sich aber sparen, wenn man sich rechtzeitig über Projektrisiken klar wird und sich möglichst frühzeitig eine Reihe von Gegenmaßnahmen überlegt. Die Zeit, die man für das Risikomanagement aufwendet, amortisiert sich spielend, wenn man beim Eintreten einer Schwierigkeit nicht erst lange überlegen und planen, sondern sofort eine Alternative aus Hut zaubern und handeln kann! Verschließt man hingegen vor diesen potenziellen Problemen die Augen, ist man auf einem guten Wege, das Projekt mit sicherer Hand an die Wand zu fahren! „Einfach gar nicht ignorieren!“ heißt hier also die Devise. Es lohnt sich, die Risiken und ihre Handlungsempfehlungen in einer Liste zu sammeln und im Bedarfsfall zum schnellen Agieren heran zu ziehen.

Ein kostenloses Template zur Risikoplanung gibt es übrigens hier.

 

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Gewusst wie! ]project-open[ als optimale Lösung für Oberender & Partner

In den letzten beiden Blog-Artikeln wurde dargestellt, welche Probleme häufig bei der Einführung neuer Software-Anwendungen auftreten und wie diese die Projekterfolge gefährden können.

Dass es auch ganz anders laufen kann, zeigt z. B. die Einführung der Multiprojektmanagement-Software ]project-open[ bei der Unternehmensberatung Oberender & Partner. Diese Firma bietet Beratungsserviceleistungen im Gesundheitsbereich, wie z. B. die Geschäftsführung großer Krankenhäuser.

 

Wie uns einer der Unternehmensgründer - Herr Jan Hacker - in einem ausführlichen Gespräch erläuterte, war mit zunehmender Mitarbeiterzahl das Projektmanagement mit Bordmitteln nicht mehr zu stemmen. Insbesondere wurden die Ressourcenplanung mit Hilfe von Excel und die Zeiterfassung mittels einer Spezialsoftware rasch unübersichtlich und unhandlich.

So kamen die Firmengründer überein, eine neue Software in ihr Unternehmen zu integrieren, welche die wesentlichen Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements erleichtern sollte.

Um das Budget des jungen, aufstrebenden Unternehmens nicht über Gebühr zu strapazieren, spielte bei der Evaluation der Kostenaspekt eine nicht unerhebliche Rolle. Große Lösungen wie beispielsweise SAP kamen somit schon wegen der vergleichsweise hohen Lizenzgebühren nicht in Betracht. Ein wesentlicher Gesichtspunkt bei der Begutachtung war aber auch die Bedienbarkeit und Nutzerfreundlichkeit. Da die Firma nicht im Segment der IT-Unternehmen angesiedelt ist, sind die Mitarbeiter nicht gerade als Technik verliebt zu bezeichnen. Somit ist die Bereitschaft, sich durch viele Ebenen einer Webseite hindurch zu klicken, um ein Online-Formular ausfüllen zu können, nicht unbedingt gegeben. So oder so ähnlich war dies jedoch bei der ursprünglichen Zeiterfassungs-Lösung von Oberender & Partner erforderlich, obwohl es sich dabei um eine Spezial-Anwendung handelte, die genau zu diesem Zweck von einem anderen Anbieter entwickelt wurde. Hier konnte ]project-open[ eindeutig punkten. Die Software konzentriert sich auf die wirklich wichtigen Funktionen und ist daher sehr einfach und intuitiv zu bedienen.

Nachdem nun die Entscheidung zu Gunsten von ]project-open[ gefallen war, wurde diese innerhalb von 14 Tagen bei Oberender & Partner installiert. Diese Zeitspanne war erheblich kürzer, als ursprünglich gedacht und geplant! Dabei wurde bei der Einführung bereits im Vorfeld sehr genau bedacht, in wie weit sich die organisatorischen Prozesse in der Software wieder finden. Wesentliche Elemente wie die Verwaltung der Projekte, die Projektplanung und die Buchung der Mitarbeiter auf die Projekte, die zuvor mittels Excel administriert wurden, wurden nun problemlos in ]project-open[ durch geführt. Hierbei konnten die Abläufe 1:1 in die neue Software übertragen werden. Für die wichtigen Funktionen Controlling und Abrechnung bzw. Finance galt dies jedoch nicht. Hier wurden im Zuge der Software-Einführung die internen  Prozesse gründlich überarbeitet und optimiert. So kann nun die EDV die Organisation optimal unterstützen, ohne dass Konflikte zwischen den Erfordernissen einer Software und den Bedürfnissen der Mitarbeiter entstehen. Auch die vom Hersteller eigens für den Kunden entwickelte Übersicht über Soll- und Ist-Zustände der Mitarbeiterkapazitäten, konnte problemlos und zügig integriert werden, da die Vorstellungen des Auftraggebers genau spezifiziert und die zugrunde liegenden Prozesse zuvor exakt definiert waren. Darüber hinaus wurden mit Hilfe des Rechte- und Rollenkonzepts von ]project-open[ die Zugriffe der Belegschaft so gestaltet, dass jedem einzelnen Mitarbeiter nur die Informationen angezeigt werden, die für ihn relevant sind. Seit der Einführung läuft nun die Implementierung von ]project-open[ stabil und ist aus den Tagesabläufen von Oberender & Partner nicht mehr wegzudenken.

Insgesamt zeigte sich Jan Hacker mit ]project-open[ äußerst zufrieden und sieht derzeit keinen Bedarf, weitere Planungstools wie etwa Microsoft Project zu verwenden. So kann also die Einführung einer neuen Software auch vonstatten gehen – eine rundherum und für alle Beteiligten erfreuliche Erfolgsgeschichte!

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Project Managing Software vs. Project Management Software – oder: Was kann meine Wunder-Software wirklich? …Teil 2

Sehr viele Projekte scheitern, wenn Prozesse 1:1 in der Software abgebildet werden (sollen) und die Erwartungen entsprechend hoch sind. Die vielen Sonderwünsche und Eigenheiten der Prozesse führen dann nämlich nicht zu größerer Effizienz, sondern zu höherer Komplexität, schlechter Bedienbarkeit und letztendlich zu Frust bei den Kollegen.

Doch was ist hier schief gelaufen? Nun, das Ziel wurde verfehlt! Eigentlich ging es von Anfang an nicht um die neue Software, sondern um die Optimierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen. Genau dabei liegt nämlich der Hase im Pfeffer und nicht an einer schlechten Projektmanagement-Software. Wer also in seiner Projektlandschaft etwas grundlegend (zum Besseren) verändern möchte, muss zunächst ein strukturelles Projekt starten, mit dem die Geschäftsprozesse analysiert und auf den Prüfstand gestellt werden. Daraus wird dann eine Vision – bzw. das Zukunftsbild der künftigen Prozesse -  gebildet und ein Weg bestimmt, wie dieses Ziel erreicht werden kann. Erst wenn klipp und klar feststeht, wohin die Reise gehen soll, kann man darüber nachdenken, wie eine Projektmanagement-Software dabei unterstützen kann und wie so eine Software aussehen muss. Dann erst kann ein Projekt zur Einführung dieser Software erfolgreich sein, und deren Funktionalitäten können wirklich Gewinn bringend eingesetzt werden.

Abschließend muss uns nämlich eines gegenwärtig sein: Nicht die EDV kann unsere Prozesse – und damit die Projektarbeit – verbessern. Das kann nur das Management in enger Zusammenarbeit mit den Projektteams. Managen müssen wir nämlich unsere Projekte immer noch selbst! Aber eine geeignete Projektmanagement-Software kann uns dabei tatkräftig unterstützen und uns das Leben gehörig erleichtern, wenn wir nicht die falschen Erwartungen haben.

Wie ein derartiges Projekt supergut funktionieren kann, zeigen wir euch im nächsten Blog-Beitrag anhand der Einführung von ]project-open[ bei der Economedic AG.

 

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Project Managing Software vs. Project Management Software – oder: Was kann meine Wunder-Software wirklich? …Teil 1

Kennen sie das auch? In ihrem Unternehmen scheitern zahlreiche Projekte, die Arbeitsvorgänge laufen ineffektiv, Kosten- und Zeitrahmen werden überschritten. Sie müssen dringend etwas ändern! Was liegt da näher, als eine Software neu einzuführen oder die alte zu ersetzen, weil sie offensichtlich nicht zielführend ist?

Ach, wie wäre es doch toll, wenn es das gäbe – eine Software die Projekte managed, also eine Project Managing Software! Wer wünschte sich dies nicht? Eben noch laufen meine ganzen Projekte aus dem Ruder. Doch jetzt führe ich die neue Wunder-Software ein, und schon laufen alle Prozesse unglaublich effektiv und effizient. Herrlich: Meine Mitarbeiter haben keinen Stress mehr,  sondern sind mit Freude bei der Sache und rundherum glücklich. Die Auftraggeber möchten mich den ganzen Tag nur noch küssen, weil meine Projekte termingerecht und genau im Kostenrahmen zum Erfolg geführt werden!

Sollten sie eben ein ganz ähnliches Bild im Kopf gehabt haben, so muss ich Sie leider enttäuschen! Auch, wenn die sog. künstliche Intelligenz heutzutage wunderbare Fortschritte erzielt, so fürchte ich, dass sich dieser Wunschtraum zu meinen Lebzeiten nicht mehr erfüllen wird! Es gibt nämlich gar keine Project Managing Software, sondern nur Project Management Software.

Eine Software – und sei es die beste der Welt – kann nicht meine Projekte erfolgreich durchführen, sondern mich allenfalls bei der erfolgreichen Durchführung unterstützen. An der natürlichen Intelligenz führt (noch) kein Weg vorbei ;-)

Das ist doch eine banale Plattitüde werden sie vielleicht jetzt denken. In der Tat ist aber ein ähnliches Denken gar nicht mal so wenig verbreitet. Vielleicht ist der Wunsch nach einer Software, die Projekte durchführt, etwas (stark) übertrieben. Aber mit der Einführung von EDV-Anwendungen geht nur allzu häufig auch der – zumindest implizite – Wunsch nach einer automatischen Prozessoptimierung einher.

Na klar: Nach der Inbetriebnahme der neuen Anwendung muss alles schneller und besser funktionieren, als vorher. Sonst hätte ich mir das viele Geld und die Zeit ja auch sparen können! Wie das genau gehen soll? Das weiß ich doch nicht. Das wird die Software schon irgendwie machen. Wofür haben wir denn die Wunderknaben aus der IT-Abteilung und die teuren externen Berater? Wir haben hier schließlich Jahre und Jahrzehnte lang bewährte Unternehmensabläufe, die in der Software gefälligst 1:1 umgesetzt werden sollen. Was vorher mit Papier und an der Tafel erledigt wurde, geht jetzt eben elektronisch und damit viel besser und schneller und natürlich leichter nachvollziehbar! Leider läuft der Hase so aber nicht! Sehr viele Projekte scheitern genau an diesem Punkt.

Vorher gab es eine Menge Papierkram, Post-it-Gekritzel, Laufzettel für die verschiedenen Entscheidungsebenen usw. Jetzt geht das alles elektronisch und exakt den Prozessen entsprechend implementiert. Ach ja: Jeder Mitarbeiter hat so ein paar kleine Eigenheiten, wie er einzelne Abläufe etwas besser für sich gestalten kann. Die in der EDV abzubilden, ist aber für die Programmierer gar kein Problem!

Die Probleme kommen dann erst, wenn man statt am Projekt-Board an der Wand plötzlich nur noch vor dem Bildschirm arbeiten soll. Wie war das noch? Jetzt schreibe ich meine Notiz in dieses Feld. Dann muss ich einen Button drücken, damit die Idee von meinem Vorgesetzten frei gegeben werden kann.  Hmmh, die Ressourcenplanung haben wir früher mit Excel gemacht – jeder Projektleiter für sich alleine. Dann haben wir uns irgendwann getroffen, darüber gesprochen und die Pläne geändert. Jetzt kann jeder auf eine gemeinsame Übersicht zugreifen und Änderungen vornehmen – meine Güte: Wie unübersichtlich, und wie klein doch so ein Bildschirm ist! Also: Mit der Software kann man doch gar nicht arbeiten. Die IT-ler sind ja soooh doof; das müssen die doch mal merken, dass das so nicht geht! Mit dem Zeug will ich in Zukunft nichts mehr zu tun haben. Ich nehm‘ wieder mein Papier und mein Excel!

 

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Das Kernstück – die Ressourcenplanung

Ein weiteres Türchen in unserem Adventskalender

Wenn es um Ressourcenplanung geht, sollte im Vorfeld unbedingt geklärt werden, was unter dem Begriff „Ressource“ zu verstehen ist. Damit wird von Geld- über Sachmittel bis hin zu Mitarbeitern alles bezeichnet.

In Projekten müssen eben diese Ressourcen gleichermaßen berücksichtigt werden.

Ein besonderer Fokus liegt aber auf der Planung der Mitarbeiter, deren Kapazität und Auslastung unter Berücksichtigung aller Projekte.

Werden für die Durchführung eines Projektes Mitarbeiter einer bestimmten  Qualifikation benötigt, verläuft die Suche nach diesen in vielen Unternehmen über direkte Absprachen mit den verantwortlichen Projekt- oder Abteilungsleitern. Häufig werden bei diesem direkten Austausch wesentliche, projektübergreifende Informationen nicht beachtet, oder die Kommunikationswege sind einfach zu lang, um erforderlich schnelle Entscheidungen zu treffen.

In einem PMO laufen alle notwendigen Informationen zusammen und werden von dort aus zielgerichtet weiter verteilt. Für einen projektübergreifenden Blick auf alle vorhandenen Kapazitäten wird jedoch eine passende Multiprojektmanagement-Software gebraucht.

In dieser sind alle Mitarbeiter aufgeführt und deren individuelle Qualifikation und Kapazität. Außerdem sind alle Projekte abgebildet und die dazugehörigen Arbeitsschritte und alle anfallenden Aufgaben. Die Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Qualifikation in Gruppen eingeteilt.

Auf diese Weise können die jeweiligen Projekt- oder Abteilungsleiter problemlos feststellen, ob überhaupt Kapazitäten bereitgestellt werden können, um ein neues Projekt zu bearbeiten.

Die Aufgabenpakete werden zunächst vollständig einem „Repräsentations-User“ (Engieneer) zugeordnet.

Die Kapzitäten der Qualifikationsgruppen (Abteilungen) werden bei der langfristigen Projektplanung „geblockt“. Wenn zum Beispiel in einer dieser Gruppen 5 Mitarbeiter sind, die jeweils 40 Std. pro Woche arbeiten, existiert pro Arbeitswoche eine Gesamtkapazität von 200 Std. – die Maximalzahl an Stunden, mit denen diese Qualifikationsgruppe in einer Woche belastet werden kann.

Aufträge, die mehr Stunden erfordern, können demzufolge nicht bearbeitet werden.

Bei der kurzfristigen Planung werden Stunden auf konkrete Mitarbeiter umgebucht. Zum Beispiel kann das dadurch erfolgen, das ein Projektleiter Aufgaben aus einem Aufgabenpaket herausnimmt und diese einzelnen Mitarbeitern stundenweise zuweist bzw. dass sich einzelne Teammitglieder selbstständig Aufgaben aus dem Paket herausziehen, sofern sie agil arbeiten.

Im Idealfall wäre es dann so, dass am Ende der Planungsphasen keine Stunden mehr im “Container-User“ vorhanden sind, sondern alle Arbeitsstunden auf die konkreten Mitarbeiter verteilt wurden.

Weiterführende Informationen:

Pentamino GmbH

Obere Neckarstraße 21

69117 Heidelberg

Tel:  06221 / 7286654

Fax: 06221 / 7286656

kontakt@pentamino.de

pmo@pentamino.de

 

]project-open[

Ronda de Sant Antoní, 51, 1o 2a

E-08011 Barcelona

Tel:  0034 / 933 250 914

Cell: 0034 / 609 953 751

Fax: 0034 / 932 890 729

0049 721 509 663 294 (office service)

info@project-open.com

 

 

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Benutzer- und Mitarbeiterbasisdaten

Alle Personen, die an einem Projekt beteiligt sind, können mit ]project-open[ ihren jeweiligen Projekten zugeordenet werden.

Mitarbeiter, Kooperationspartner und Kunden können auf diese Weise auf die für sie jeweils relevanten Informarionen zugreifen.

In der Übersicht sind alle Benutzer mit ihren Kontaktdaten alphabetisch aufgelistet. Mit einem Klick auf den gewünschten Namen, wird ein neuses Fenster mit den  Basisdaten der entsprechenden Person geöffnet.

Hier können von der E-Mail-Adresse über die Urlaubstage bis zum Sklill-Profil alle Informationen abgerufen werden.

Auch Kunden können hier mit all ihren relevanten Daten verwaltet werden.

Jeder Projektplanung und der projektübergreifenden Gesmatplanung liegen die Mitarbeiterbasisdaten zugrunde.

Neben den Kontaktdaten sind vor allem Informationen zu Qualifikation und Verfügbarkeit der Mitarbeiter für ein PMO von Bedeutung.

http://po40pmo.project-open.net

 

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Das Risiko-Diagramm

Ein häufig etwas stiefmütterlich behandeltes Thema im Projektmanagement ist die Risikoanalyse bzw. das Risiko-Controlling. Oftmals lassen sich jedoch relativ schnell Projektrisiken im Vorhinein erkennen und zumindest grob hinsichtlich ihrer Auswirkungen und der Eintrittswahrscheinlichkeiten abschätzen. Um diese Projektrisiken zu visualisieren, gibt es jetzt im ]project-open] PMO auch ein Risikodiagramm (Wirkungsfeld Risiko Management):

Risiko-Diagramm des ]project-open[ - PMO

Die Liste der Projektrisiken wird vom PMO gepflegt. Für jedes Risisko wird die Schadensauswirkung in Geldeinheiten und die geschätzte Eintrittswahrscheinlichkeit in % angegeben. Diese Daten werden dann automatisch in das Risikodiagramm eingetragen. So wird auf einen Blick deutlich, bei welchen potentiellen Risiken dringender Handlungsbedarf besteht. Der grün hinterlegte Bereich beinhaltet dabei die unkritischen Risiken. Risiken im roten Bereich erfordern Entscheidungen, wie diese Risiken vermieden werden können, um den Projekterfolg nicht zu gefährden.

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